Có một điều ít người biết trước khi nộp hồ sơ bảo hiểm lần đầu: phần lớn các lần bị trả về không phải vì công ty từ chối quyền lợi, mà vì hồ sơ thiếu giấy. Đây là chuyện hoàn toàn nằm trong tay bạn, và nó được quyết định trong mười phút cuối cùng ở phòng khám.
Bộ chứng từ chuẩn
- Hoá đơn hợp lệ. Đúng tên người khám, đúng ngày, đúng đơn vị phát hành.
- Bảng kê chi tiết. Liệt kê từng mục và đơn giá, không phải phiếu ghi mỗi tổng tiền.
- Giấy tờ thể hiện chẩn đoán. Sổ khám, phiếu khám hoặc giấy ra viện có ghi chẩn đoán của bác sĩ.
- Đơn thuốc. Có tên thuốc và chỉ định, kèm hoá đơn mua thuốc nếu mua riêng.
- Kết quả cận lâm sàng. Xét nghiệm, siêu âm, chụp chiếu đã làm trong đợt.
Năm nhóm này bao phủ phần lớn yêu cầu của các hợp đồng ngoại trú thông thường.
Chẩn đoán là mảnh ghép hay thiếu nhất
Nhiều người nộp đủ hoá đơn và bảng kê nhưng không có bất cứ giấy nào ghi bác sĩ chẩn đoán gì. Công ty bảo hiểm không có căn cứ để xét, nên trả về. Trước khi rời phòng khám, nhìn lại xem có tờ nào ghi chẩn đoán không. Nếu không có, xin bác sĩ ghi vào sổ khám hoặc phiếu khám.
Bảng kê chi tiết, không phải phiếu thu
Phiếu thu chỉ ghi tổng tiền. Bảng kê ghi từng mục. Công ty bảo hiểm cần bảng kê để biết khoản nào thuộc phạm vi chi trả. Đây là tờ giấy bị bỏ sót nhiều nhất và cũng là tờ dễ xin nhất, chỉ cần nói một câu ở quầy.
Kiểm tra thông tin trên hoá đơn tại chỗ
Sai một chữ trong họ tên, sai ngày, hoặc ghi tên người đi cùng thay vì người khám đều làm hồ sơ vướng. Đọc lướt ngay khi nhận. Sửa tại chỗ mất hai phút, sửa sau đó mất vài ngày.
Chụp ảnh trước khi nộp
Chụp toàn bộ, cả mặt sau nếu có chữ. Lưu theo thư mục ngày tháng. Nếu hồ sơ thất lạc hoặc bị yêu cầu bổ sung, bạn có ngay bản để đối chiếu mà không phải quay lại phòng khám.
Nộp qua ứng dụng hay nộp bản giấy
Nhiều công ty cho nộp ảnh chụp qua ứng dụng, nhanh và dễ theo dõi. Một số vẫn yêu cầu bản gốc cho khoản lớn. Hỏi trước để không gửi nhầm cách, và giữ bản gốc cho tới khi hồ sơ được duyệt xong.
Thời hạn nộp
Mỗi hợp đồng có một khoảng thời gian tính từ ngày điều trị. Quá hạn là mất quyền lợi dù giấy tờ đầy đủ. Tra con số này một lần, ghi vào ghi chú điện thoại, và nộp sớm ngay khi có đủ giấy thay vì gom nhiều đợt.
Gom nhiều buổi vào một hồ sơ
Có hợp đồng cho gom, có hợp đồng xét theo từng đợt điều trị. Hỏi trước. Gom sai cách có thể khiến cả tập bị trả về thay vì chỉ một phần.
Khi bị yêu cầu bổ sung
Đây là chuyện bình thường, không phải từ chối. Hãy hỏi rõ cần bổ sung đúng tờ nào và nộp trong thời hạn họ nêu. Có bản chụp lưu sẵn thì việc này thường xong trong một buổi.
Khi bị từ chối
Yêu cầu lý do bằng văn bản, kèm điều khoản cụ thể trong hợp đồng. Đọc điều khoản đó. Nếu bạn cho rằng có nhầm lẫn, hãy phản hồi kèm bằng chứng thay vì tranh luận qua điện thoại. Giữ toàn bộ trao đổi.
Những lý do từ chối thường gặp và có thật
- Dịch vụ nằm ngoài phạm vi hợp đồng.
- Đang trong thời gian chờ.
- Liên quan tới tình trạng có sẵn trước khi tham gia.
- Vượt hạn mức theo lần hoặc theo năm.
- Dịch vụ mang tính thẩm mỹ hoặc không do chỉ định điều trị.
Biết trước danh sách này giúp bạn không kỳ vọng nhầm, và cũng giúp bạn nhận ra khi nào lý do từ chối không khớp với trường hợp của mình.
Theo dõi sau khi nộp
Ghi lại mã hồ sơ và ngày nộp. Đặt một lời nhắc sau khoảng thời gian công ty công bố. Nếu quá hạn mà chưa thấy phản hồi, liên hệ kèm mã hồ sơ. Đây là việc nhỏ nhưng nhiều người quên rồi vài tháng sau mới nhớ ra.
Với người nhà đi khám
Nếu hợp đồng bao gồm người thân, hoá đơn phải ghi đúng tên người được khám chứ không phải tên người trả tiền. Đây là lỗi rất hay gặp khi con cái đưa cha mẹ đi khám và đưa thông tin của mình cho quầy.
Lập một thư mục cố định
Một thư mục trong điện thoại hoặc trên đám mây, chia theo năm, mỗi lần khám một thư mục con chứa ảnh toàn bộ giấy tờ. Sau một năm bạn có hồ sơ y tế cá nhân hoàn chỉnh, dùng được cho bảo hiểm, cho lần khám sau, và cho cả bác sĩ mới.
Tóm lại
Hồ sơ trót lọt hay không được quyết định ngay tại quầy thanh toán. Xin đủ năm nhóm giấy tờ, kiểm tra tên và ngày tại chỗ, chụp ảnh lưu lại, và nộp sớm trong thời hạn. Làm đúng bốn việc này thì việc đòi tiền bảo hiểm chỉ còn là thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ nào bắt buộc phải là bản gốc?
Thường là hoá đơn và bảng kê chi tiết. Mỗi công ty có quy định riêng nên hãy hỏi trước khi nộp. Dù bản nào thì cũng luôn chụp ảnh lưu lại trước khi gửi đi.
Vì sao hồ sơ hay bị trả về?
Phổ biến nhất là thiếu bảng kê chi tiết, hoá đơn không hợp lệ, thiếu chẩn đoán trên giấy tờ, hoặc nộp quá thời hạn. Gần như đều là lỗi giấy tờ chứ không phải lỗi quyền lợi.
Quên xin hoá đơn lúc ở phòng khám thì làm sao?
Quay lại xin sớm nhất có thể, mang theo phiếu thu và thông tin buổi khám. Một số nơi cấp được, một số nơi giới hạn thời gian. Đây là lý do nên xin ngay tại chỗ.
Bao lâu thì nhận được tiền?
Tuỳ công ty và tuỳ hồ sơ, thường tính bằng tuần kể từ khi hồ sơ đầy đủ. Nếu quá lâu, hãy liên hệ tổng đài kèm mã hồ sơ để tra cứu.